Het productie proces verbeteren met behulp van meer en gerichter rapportage.

Steenbakkerijen Ploegsteert heeft een hele reeks veranderingen doorgemaakt sinds het bedrijf besloot om de automatisering van zijn productierapportage te maximaliseren. Deze veranderingen hebben momenteel vooral te maken met de manier waarop gegevens worden verzameld en verwerkt. De uiteindelijke doelstellingen zijn om het productieproces te verbeteren, de relatie tussen de kostprijs en de verkoopprijs beter te begrijpen, de wettelijke rapportage sneller te voltooien en het energieverbruik te verminderen.

Kris Maelbrancke, IT Manager: “We hebben de volledige investering in dit project al terugverdiend dankzij de tijd die we besparen op handmatige verwerking en rapportage. Alles is nu veel sneller en we vermijden fouten omdat handmatige interventies niet langer nodig zijn. Er is nu ook een uniforme methode voor gegevensregistratie. De productie-, financiële en verkoopafdelingen hadden allemaal hun eigen rapportage, wat soms resulteerde in verschillen in cijfers en kon leiden tot waardeloze interne discussies, en dus tijdverspilling. Dat vermijden we nu allemaal."

Emissies en traceerbaarheid

Ploegsteert moet ook een toenemend aantal rapporten over het productieproces voor juridische verbintenissen, zoals emissies en traceerbaarheid van producten, verstrekken. Vroeger werkte het met een forfaitaire berekening voor zijn CO2-uitstoot, maar nu zijn gedetailleerde rapporten per producttype vereist om emissies op een correcte manier in te dienen. Er zijn ook meer vereisten voor het bewaken van de kwaliteit en traceerbaarheid van producten in het kader van BENOR- en CE-normen. Dit alles vereist meer rapportage, dus het automatiseren van het rapportageproces is zeer nuttig.

Francis Deboever, Productiedirecteur: "Het doel op lange termijn is nog steeds om de productie te optimaliseren op basis van de werkelijke kosten. De verzameling van deze basisgegevens wordt nu op een veel meer gestructureerde en gevalideerde manier uitgevoerd. Elk item verschijnt bijvoorbeeld maar één keer in onze rapportage, dus fouten en misverstanden worden geëlimineerd. We passen het proces voor sommige productie-eenheden al aan; we kunnen bijvoorbeeld de werkelijke output van geprefabriceerde betonnen balken vergelijken met de theoretische output. We merkten hieruit dat er te veel staaldraad werd gebruikt, dus nu monitoren we dit dagelijks en kunnen we ingrijpen als dat nodig is. "

De productiekost(en) in detail

De productie-supervisors zijn de belangrijkste gebruikers van de rapporten. Het geeft hen bijvoorbeeld een goed overzicht van de consumptie van verpakkingen en grondstoffen voor betere kosten. Gedetailleerde rapportage over energieverbruik is een volgende grote stap.

Peter Schotte, financieel directeur: "Meer dan 15% van onze productiekosten wordt besteed aan gas en elektriciteit, maar we kunnen dit nog niet toewijzen per product. We weten dus dat we hier kunnen besparen, maar eerst hebben we de echte cijfers nodig om te zien wat er mogelijk is en wat we moeten doen om prioriteiten te stellen. Het is heel belangrijk om ook precies ons piekverbruik te bepalen en het dag- en nachtverbruik correct te schatten. We willen onze productie plannen om piekmomenten te voorkomen, waardoor onze cashplanning eenvoudiger wordt. Op dit moment is het niet zo eenvoudig om onze elektriciteitsinkoop in ons budget correct te voorspellen vanwege het fluctuerende piekverbruik. "

De productie-supervisors zijn ook verantwoordelijk voor de juiste gegevensinvoer, maar een toenemende hoeveelheid informatie wordt automatisch ingelezen vanaf de machines zelf via Siemens PLC's of software voor tijdregistratie. Francis Deboever: "Handmatig tellen en traceren, zoals bijvoorbeeld het tellen van verpakte pallets per producttype, raakt stilaan verleden tijd. Het komt nu automatisch uit de verpakkingsmachines. Onze IT-afdeling heeft er ook voor gezorgd dat het eenvoudiger is geworden om gegevens handmatig in te voeren, dus ook daar worden fouten geminimaliseerd. "

Keuze tussen SAP en Microsoft

Voor het opzetten van dit BI-project deed Ploegsteert een beroep op de diensten van Kohera. Peter Schotte: "We werken met SAP voor onze ERP en Microsoft voor de meeste andere toepassingen binnen de groep. Dus moesten we kiezen tussen de twee voor ons BI-systeem. Microsoft was de betere optie voor een bedrijf van onze omvang, ook omdat de hoeveelheid werk die nodig is om Microsoft BI te implementeren relatief beperkt is. Power Pivot en Microsoft Excel kunnen ook zeer flexibel worden gebruikt. De meeste productie-supervisors zijn al bekend met Excel en dit maakt het veel gemakkelijker om met onze nieuwe rapporten te werken, vooral vanwege de flexibiliteit. "

Kris Maelbrancke: "We benaderden niemand anders dan Kohera omdat we al een paar overtuigende gesprekken hadden gevoerd met een aantal van hun andere klanten. Vanaf het allereerste contact met Kohera voelden we dat ze onze werking en problemen echt begrepen, wat natuurlijk essentieel is in een BI-project. De kosten van het project waren realistisch en het actieplan erg pragmatisch, dus de beslissing werd eigenlijk vrij snel genomen. We waren ook in staat om het project vrij gemakkelijk intern te verdedigen, omdat het voor iedereen duidelijk was dat het ons heel concrete voordelen zou bieden en echt iets aan de organisatie zou toevoegen. "

Standaardrapporten voor productiecijfers

Zowel de gegevensanalyse en het opstellen van een gegevensmodel werd verzorgd. Toen iedereen zich kon identificeren met de gegevensdragers, producten, categorieën, ingrediënten, gemiddelden, maxima, aggregaten, etc. die werden gebruikt, zijn er standaardrapporten opgesteld. Iedereen kan ook zijn eigen rapporten in Microsoft Excel maken op basis van de gestructureerde informatie in het nieuw gecreëerde datawarehouse van het bedrijf.

Franky Leeuwerck, BI-consultant voor Kohera: "Ploegsteert bekijkt haar processen gedetailleerder dan veel andere fabrikanten. We helpen hen hun gegevens om te zetten in bruikbare informatie, zodat ze kunnen anticiperen op nieuwe ontwikkelingen en hun werking kunnen verbeteren. "

Ploegsteert kent nu zijn productiecijfers per productcategorie - zoals stenen, lateien en vloersystemen - in hoeveelheden, gewichten en met gebruik van verpakkingen en grondstoffen. Een ander standaardrapport toont de maandelijkse voorraadniveaus, die kunnen worden gebruikt om grote verschillen te verklaren. Er worden meer rapporten geïmplementeerd voor de levering van bepaalde grondstoffen en energieverbruik, inclusief de overtollige energie die Steenbakkerijen Ploegsteert weer op het net zet en verkoopt. Laboratoriumgegevens en kwaliteitscontrole zijn aanvullende rapporten die later kunnen worden toegevoegd.

Kris Maelbrancke: "Telkens wanneer we een nieuw rapport lanceren, hebben we dit al eerst gevalideerd met cijfers uit onze bestaande bronnen, dus we verminderen de hoeveelheid handmatige rapportage."

Zelfonderhoud na kennisoverdracht

Het is de bedoeling dat Ploegsteert het BI-project beheert en deze grotendeels zelf blijft uitbreiden. Enkel training, coaching en consultancy voor de grotere projecten en de derde lijnsondersteuning worden verder door ons verzorgt.

Kris Maelbrancke: "We zullen de kleinere componenten, evoluties en aanpassingen met onze eigen IT-medewerkers uitvoeren. We zijn momenteel niet erg bekend met de procedures en subtiliteiten van BI, maar Kohera zorgt voor een goede overdracht van kennis. Dit betekent dat we altijd up-to-date rapportage hebben waar we optimaal gebruik van maken. "

Meer weten over deze case? arrow-right-long