De Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding, kortweg VDAB​, wil alle Vlaamse burgers helpen bij de ontwikkeling van hun eigen loopbaan. De vraag is hoe je zoiets op een efficiënte ​manier kan aanpakken. Een uitdaging die we maar al te graag zijn aangegaan.

Aangevuurd door een projectteam van coördinatoren, bedrijfsanalisten en operationele experts, creëerden we stelselmatig meer bewustzijn rond ​automatisering​ en werden er nieuwe kansen ontgonnen. Het relaas van een succesvolle samenwerking tussen ons en de verschillende stakeholders en partners.

Optimalisatie door een blend van RPA en AI

Bij aanvang van dit project werden de belangrijkste pijnpunten van de interne werking van VDAB meteen duidelijk: ​te veel repetitieve taken​ die manueel worden behandeld, te weinig efficiëntie​. Kortom, een chronisch ​gebrek aan automatisering.Aan ons dus om een adequater en eenvoudiger procesverloop te implementeren. Vrijwel meteen werd beslist om in te zetten op een mix van ​Robotgestuurde Procesautomatisering(RPA) en ​Artificiële intelligentie​ (AI). Starten deden we met een analyse van verschillende bestaande interne processen. Op basis hiervan werden drie ​Proof of Concepts​ (PoC) uitgewerkt teneinde deze processen te optimaliseren. VDAB koos er finaal voor om de RPA-tool Blue Prism​ te integreren met het OCR- en machine learning-platform ABBYY FlexiCapture​ om repetitieve processen te automatiseren en gescande documenten nauwkeuriger, sneller en efficiënter te kunnen uitlezen. Een oplossing die niet alleen bijdraagt tot intelligente monitoring van alle toepassingen van het Europees Sociaal Fonds (ESF), maar ook VDAB’s samenwerkingsverbanden met onder andere talentbedrijven en skills builders faciliteert. Win-win!

VDAB zet volgende stappen in automatisering

Het positieve effect van de verschillende PoC’s bleef niet uit. Binnen VDAB werd meer en meer duidelijk wat de kracht van intelligente​ automatisering​ inhoudt. In die mate zelfs dat er werd beslist om volgende stappen te zetten en​ drie nieuwe PoC’s ​te implementeren. Momenteel wordt er volop ingezet op de verdere automatisatie a rato van een ​roadmap​ met focus op processen waarbij werkzoekenden in systemen worden ingevoerd en elektronische handtekeningen en contractdetails automatisch worden gecontroleerd.

Het resultaat levert VDAB niet alleen veel tijdswinst​ op maar verhoogt​ ook de efficiëntie ​en nauwkeurigheid​ van de verschillende dossiers.

W​il jij ook aan de slag met RPA binnen jouw organisatie? Laat het ons weten! arrow-right-long